Panduan Sistem Registrasi Dauroh
Kajian Ummahat Yogya (KUY)
Panduan Admin & Alur Pendaftaran Peserta
Dokumen internal panitia · kuy.dutaparking.com
Sistem ini mengelola pendaftaran acara Dauroh KUY secara online, dengan verifikasi nomor WhatsApp anti-blokir (peserta mengirim pesan lebih dulu), daftar ulang untuk memastikan kehadiran, daftar tunggu saat kuota penuh, dan tiket QR yang dipindai saat hadir.
KUY#xxxx, statusnya menjadi Terdaftar. (2) Daftar ulang — pada rentang tanggal yang ditentukan, peserta ketik DAFTAR ULANG dan barulah menerima QR tiket. Hanya yang daftar ulang yang boleh hadir.Mendaftar lewat HP, verifikasi via WhatsApp, melakukan daftar ulang pada waktunya, lalu menunjukkan QR tiket saat hadir. Semua lewat chat WhatsApp & halaman web — tanpa aplikasi tambahan.
Mengatur acara (kuota, tanggal, lokasi, jadwal daftar ulang), menautkan bot WhatsApp, memantau peserta & daftar tunggu, mengedit teks pesan otomatis, dan memindai QR saat hari-H. Semua dari satu dashboard: /admin.
Peserta membuka kuy.dutaparking.com/daftar (atau tombol Daftar Dauroh di beranda) dan mengisi: nama, jenis peserta (Ikhwan/Akhwat), nomor WhatsApp, dan kota.
Sisa kuota tampil real-time. Jika penuh, peserta tetap bisa lanjut → masuk daftar tunggu.
Registrasi DaurohVerifikasi WhatsAppSetelah daftar, muncul tombol hijau. Menekannya membuka WhatsApp dengan pesan berisi kode KUY#xxxx yang sudah terisi — peserta tinggal Kirim.
Bot otomatis mendeteksi pesan itu dan menandai peserta Terdaftar. Peserta juga menerima link grup komunitas.
Halaman berubah menjadi "Terdaftar". Peserta diingatkan untuk daftar ulang pada rentang tanggal yang ditentukan. QR tiket belum terbit di tahap ini.
TerdaftarDaftar ulang via WhatsApp pada 1 – 5 Nov 2026, ketik DAFTAR ULANG, untuk mendapat QR tiket.
Tiket MasukPada rentang tanggal daftar ulang, peserta mengirim DAFTAR ULANG ke bot. Bot langsung mengirim QR tiket (juga tampil di halaman web).
QR inilah yang dipindai panitia saat peserta hadir.
Semua interaksi peserta dengan bot cukup lewat balasan chat. Bot selalu membalas informatif sesuai kondisi.
| Ketik / Kirim | Fungsi | Kapan dipakai |
|---|---|---|
KUY#xxxxxxxx | Verifikasi awal pendaftaran | Sekali, otomatis terisi dari tombol di web |
DAFTAR ULANG | Konfirmasi hadir & terima QR tiket | Pada rentang tanggal daftar ulang |
BATAL / UNDUR DIRI | Membatalkan pendaftaran | Jika berhalangan hadir (slot otomatis diberikan ke daftar tunggu) |
| pesan lain apa pun | Bot membalas menu/status sesuai kondisi; bila belum terdaftar → dikirimi link pendaftaran | Kapan saja |
Buka kuy.dutaparking.com/admin dan masuk dengan password panitia. Setelah login, dashboard terbagi menjadi 4 menu tab.
| Menu | Isi |
|---|---|
| 📊 Ringkasan | Banner acara aktif, statistik (terdaftar, sudah/belum daftar ulang, waiting list, hadir), status bot WhatsApp + QR pairing |
| 👥 Peserta | Tabel peserta + filter (gender, status, tahap, acara) + Export CSV + tombol Scanner |
| 📅 Acara | Acara aktif (tutup/buat baru), pengaturan acara, riwayat acara |
| ⚙️ Pengaturan | Nomor bot (otomatis), link grup, link pendaftaran, editor teks pesan WhatsApp |
Di tab Acara, tekan + Buat Acara Baru, isi detailnya, lalu Buat & Aktifkan. Acara aktif sebelumnya otomatis ditutup & disimpan sebagai riwayat.
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Kuota Ikhwan / Akhwat | Batas peserta per gender. Lebih dari ini → masuk daftar tunggu. |
| Daftar Ulang Mulai–Selesai | Rentang tanggal peserta boleh daftar ulang untuk dapat QR. |
| Khusus Peserta | Ikhwan & Akhwat, Ikhwan saja, atau Akhwat saja. Gender lain ditolak langsung (bukan waiting list). |
| Titik Lokasi (Maps) | Tempel link Google Maps / koordinat / nama tempat → tombol "Petunjuk Arah" muncul untuk peserta. |
Agar verifikasi, daftar ulang, dan notifikasi berjalan, bot harus ditautkan ke satu nomor WhatsApp khusus panitia (sekali saja; sesi tersimpan).
Status Botwa.me untuk peserta tetap jalan, tetapi pesan masuk baru diproses setelah bot tersambung kembali.Saat kuota penuh, pendaftar baru tetap diterima namun masuk daftar tunggu. Sistem mengisi slot kosong secara otomatis dan adil (urut pendaftaran).
| Pemicu slot kosong | Yang terjadi |
|---|---|
Peserta ketik BATAL di WhatsApp | Slot langsung dilepas, waitlister terdepan dinaikkan & diberi tahu |
| Admin membatalkan peserta di dashboard | Sama — promosi & notifikasi otomatis |
| Lewat batas tanggal & belum daftar ulang | Slot dilepas otomatis, lalu diisi dari daftar tunggu |
Saat hari-H, panitia membuka kuy.dutaparking.com/scan di HP Android (Chrome), login, lalu memindai QR peserta dengan kamera.
Scan Kehadiranhttps://kuy.dutaparking.com/scan (bukan IP lokal) agar izin kamera aktif di HP.Semua pesan otomatis bot dapat diubah di Pengaturan → Teks Pesan WhatsApp. Gunakan placeholder; kosongkan kolom untuk kembali ke teks bawaan.
| Placeholder | Diisi otomatis dengan |
|---|---|
{nama} | Nama peserta |
{acara} | Nama acara aktif |
{jadwal} | Rentang tanggal daftar ulang |
{grup} | Blok ajakan + link grup komunitas |
{tanggal} / {lokasi} | Tanggal / lokasi acara |
{tiket} | Kode tiket |
{link} / {kode} | Link pendaftaran / kode verifikasi |
| Masalah | Solusi |
|---|---|
| Peserta tidak menerima QR | Pastikan mereka sudah daftar ulang (ketik DAFTAR ULANG) pada rentang tanggalnya. QR hanya terbit setelah daftar ulang. |
| Bot tidak membalas | Cek tab Ringkasan — status harus Tersambung. Bila terputus, scan QR pairing lagi. |
| Waitlister naik tapi tak ada notifikasi | Terkirim otomatis saat bot tersambung. Pastikan bot online; sistem mengirim ulang notifikasi yang tertunda. |
| Kamera scanner tidak muncul | Buka lewat HTTPS (kuy.dutaparking.com/scan) dan izinkan akses kamera di browser. |
| Ingin acara baru | Tab Acara → Buat Acara Baru. Acara lama otomatis tersimpan sebagai riwayat. |
| Peserta ganti nomor | Daftar ulang via WhatsApp dari nomor yang benar; sistem mengenali identitas WhatsApp (LID) pengirim. |